De waan van de dag

By in
480
De waan van de dag

Hoe haal je het optimale uit jouw dag en zorg je voor zo min mogelijk gestreste situaties?

Wie herkent het niet, je hebt een volledige planning gemaakt van de taken die je de komende week wil afronden om dan op vrijdag te concluderen dat er bar weinig afgestreept kan worden. Waar komt dat nu door? Door je leidinggevende die je door de week heen andere opdrachten geven, die collega die je hulp nodig heeft, die boze klant die naast jouw bureau stond of een ziek kind waardoor jij thuis moest werken etc.

Hoe voorkom je dat je aan het einde van de week niet meer met een onafgewerkte lijst van taken zit?

Kijk eens naar de basis van jouw handelen en breng deze op orde. De juiste volgorde, efficiency en niet te vergeten, doe één ding tegelijk! Rond iets af en begin dan pas aan het volgende. Systematisch en doordacht.

Laat je niet leiden door de agenda en prioriteit van anderen, jij bepaalt de volgorde, het tempo en de prioriteit.

Management goeroe Steven Covey is onder anderen bekend geworden met zijn befaamde Time Management Kwadrant. Eigenlijk is dit kwadrant de prioriteitenmatrix van Eisenhower, ontwikkeld door de voormalige generaal en president van de Verenigde Staten Dwight D. Eisenhower. Deze matrix is erg handig als hulp om, jawel, prioriteiten te stellen!

Prioriteitenmatrix van Eisenhower

 

 

Dringend

Niet dringend

Belangrijk

1

2

Onbelangrijk

3

4

 

 

Schematisch ziet dit er als volgt uit:

 

Dringend

Niet dringend

Belangrijk

•   Crises

•   Deadlines

•   Dringende zaken

 

•   Eigen doelen helder maken

•   Ontwikkeling

•   Netwerken

•   Plannen en voorbereiden

•   Vergaderingen voorbereiden

Onbelangrijk

•   Onderbrekingen

•   Sommige telefoongesprekken

•   Sommige vergaderingen

•   Veel populaire bezigheden

•   Onbeduidende zaken

•   Irrelevante post

•   Dagdromerij

•   Veel surfen op internet

Kwadrant 1 is belangrijk en dringend en dus meestal erg ad-hoc en zorgt voor weinig controle op de eigen situatie.

Kwadrant 2 is dus “Corvee” of te wel de basis. Dit is het belangrijkste kwadrant, hier kan je de oorlog mee winnen. Deze zaken zijn belangrijk maar niet dringend maar zorgen er wel voor dat de basis op orde is, je efficiënt in kan spelen op veranderingen en je controle hebt over jou eigen situatie. Uit dit laatste, het niet onder controle hebben van de situatie , komt stress voort. Natuurlijk is het onmogelijk om 100% van de tijd controle te hebben, maar dit moet wel de rode draad zijn. Zie 2 als de “mis en place” in de keuken. Heb je alle ingrediënten en de benodigde attributen om deze gerechten te bereiden klaar staan, dan vergt het koken weinig moeite. Ruim je tijdens de “mis en place” en het koken continue op, dan houd je overzicht en ben je in controle.

Op kwadrant 1 en 3 kan je (deels) sturen door kwadrant 2 op orde te hebben en door je eigen plan te trekken. Kwadrant 4 moet je te alle tijde vermijden op een werkdag. In het weekend is dit trouwens aan te raden, daar is deze voor.

Hou dit kwadrant en jouw eigen schema aan, en onthoudt twee dingen: “één ding tegelijk” en “hou focus” Dan wordt het lijstje vanzelf korter!

“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important” – Dwight D. Eisenhower

54321
(0 votes. Average 0 of 5)
Leave a reply

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.