Niemand wordt enthousiast van het woord governance. Zeg het hardop in een vergadering en je ziet blikken wegglijden richting de telefoon. Toch is governance het enige onderwerp waar iedereen wél over klaagt zodra het ontbreekt. “Wie heeft dit besluit genomen?” “Waarom wist ik dit niet?” “Wie is hier nou eigenlijk van?” Drie vragen die je in elke organisatie kunt stellen op een willekeurige dinsdag, en drie vragen die een goed governance model allang beantwoord had.

Governance is geen bureaucratie, het is voorkomen dat je bureaucratisch moet gaan reageren

Governance is niets anders dan afspraken over wie beslist, wie waarvoor verantwoordelijk is, hoe informatie stroomt en wie eigenaar is van bepaalde processen en van de aanwezige databronnen. Geen exotisch managementconcept, gewoon volwassen organiseren. Het gekke is dat bedrijven en organisaties dit vaak pas serieus oppakken nadat het misgegaan is. Governance achteraf invoeren is als een brandblusser kopen terwijl de keuken al in de fik staat. Kan, maar je had het jezelf makkelijker kunnen maken.

Drie dingen die goede governance je oplevert

• Transparantie - Iedereen weet wie waarover gaat. Geen giswerk, geen wandelgangenpolitiek, geen mailtjes met vijftien mensen in de cc omdat niemand weet wie er nu echt aan zet is.
• Verantwoordelijkheid - Als rollen helder zijn, kun je mensen ook aanspreken. Niet als afrekencultuur, maar als basisvoorwaarde om samen te kunnen werken, iets te leren en om slagvaardig te zijn. Onduidelijke governance produceert vooral veel excuses.
• Risicobeheersing - Governance is jouw vroegtijdige waarschuwingssysteem. Het zorgt dat afwijkingen zichtbaar worden voordat ze escaleren tot iets dat de directie, of erger, de pers, moet uitleggen.

Een praktijkvoorbeeld

Neem een grote publieke organisatie die een dienstverleningsproces aan het transformeren is. Meerdere teams, een stapel deelprojecten, en een cultuur waarin besluiten vaak genomen werden op basis van “dat doen we altijd zo”. Bij de start van het programma bleek er geen actueel overzicht te zijn van wie waarover ging, laat staan een stuurgroep die dat kon bijsturen.

Het eerste dat is opgeleverd, was geen nieuw systeem en geen glimmend dashboard. Het was gewoon een heldere governancestructuur: een stuurgroep met mandaat, vastgelegde besluitvormingslijnen, en documentatie die daadwerkelijk op elkaar aansloot in plaats van vier losse werkelijkheden. Saai spul. Ontzettend effectief. Binnen een paar maanden ging de besluitvorming van “laten we hier volgende week nog eens over praten” naar knopen doorhakken in de stuurgroep zelf. De organisatiestructuur, inclusief bezetting, werd voor het eerst in jaren overzichtelijk in beeld gebracht. En de KPI’s waarmee de dienstverlening werd gestuurd, kregen eindelijk een nulmeting om tegen af te zetten.

Niemand vierde feest om een organogram of RACI. Maar iedereen werkte er wel prettiger door.

Waarom dit ook bij jou speelt

Bij softwareontwikkeling zorgt goede governance dat de CTO over techniek gaat en de CFO over de knikkers, zodat een project niet vastloopt in een welles-nietes over wie de pen vasthoudt. Bij conflicten zorgt het voor een escalatiepad, zodat een meningsverschil niet drie afdelingen verder ontspoort tot een sluimerend drama. En bij informatiestromen zorgt het dat de juiste mensen op het juiste moment weten wat ze moeten weten, in plaats van dat cruciale kennis ergens in een inbox blijft hangen tot iemand toevallig doorvraagt.

De conclusie die je eigenlijk al wist

Een goed governance model is geen papieren tijger en geen extra vergadering. Je hoeft het maar een keer neer te zetten en naar eigen inzicht bij te stellen wanneer nodig. Maar dan staat het ook. Of het nou voor de gehele organisatie is of voor een project of programma. Het is de reden waarom jouw organisatie sneller beslist, minder blind vliegt op risico’s, en niet afhankelijk is van die ene collega die toevallig alles weet. Het motto binnen Evolvers is: wij veranderen niets, wij zorgen dat uw mensen het doen. Governance is precies dat. Het zorgt dat mensen weten wat ze mogen doen, sterker nog, waar zij verantwoordelijk voor zijn. En onthoud, zonder RACI geen Missie 😉

Fijn weekend!

Benieuwd hoe jouw organisatie ervoor staat op het gebied van governance? Neem contact op met Evolvers voor een scherpe, no-nonsense analyse.